Kebocoran maupun penyalahgunaan data perusahaan sudah banyak terjadi di masa sekarang. Namun, masyarakat masih belum tahu pasti bagaimana cara mengelola file secara tepat dalam perangkat penyimpanan.

Lantas, apa yang seharusnya dilakukan jika sudah tidak membutuhkan informasi pada perangkat penyimpanan? Apakah melakukan wipe atau deletion? Keduanya mungkin tampak serupa namun sebenarnya ada perbedaan.

1.  Data Deletion

Setiap kali Anda menghapus (delete) file dari PC maupun laptop, file tersebut menjadi tidak terlihat. Kebanyakan orang mengira arti dari hal tersebut adalah menghilangnya file secara permanen dari sistem.

Padahal, “delete” sesuatu dari sistem hanya akan menghapus jalur ke file atau folder sehingga tidak bisa diakses. Jadi, tatkala melakukan penghapusan, hanya alamat file atau pointers yang dihapus dari tabel alamat.

Jadi, walaupun file tampak sudah terhapus seluruhnya pada sistem, siapa saja bisa memulihkannya menggunakan recovery tool. Jika orang lain memulihkan informasi perusahaan, bukankah akan menjadi berbahaya?

2.  Data Wiping

Wipe juga disebut sebagai erasure, yakni metode penghapusan data sepenuhnya dari perangkat penyimpanan. Tidak seperti deletion, wipe memastikan tidak ada data tersisa pada perangkat penyimpanan.

Ketika melakukan metode penghapusan ini, sektor-sektor pada hard drive akan ditimpa oleh data acak dan tidak berarti. Sehingga bisa menghapus sepenuhnya data yang sebelumnya ada pada sektor tersebut.

Jadi, datanya tidak mungkin untuk dipulihkan maupun diambil kembali. Anda akan terbebas dari kebocoran maupun penyalahgunaan informasi oleh pihak lain.

Bukan hanya melindungi informasi bisnis rahasia dan mencegah kebocorannya, wipe juga memungkinkan Anda untuk menjual kembali atau menggunakan kembali perangkat penyimpanan. Selain itu, ada beragam alasan mengapa perlu melakukannya.

1.  Membantu Mengurangi Limbah Elektronik

Perusahaan wajib untuk mengikuti aturan hukum di mana berusaha untuk meminimalkan limbah elektronik. Sehingga menjadi solusi ramah lingkungan untuk menjaga kelestarian alam.

Jika menghapus file yang tidak lagi diperlukan menggunakan layanan data wiping, maka akan membantu meningkatkan umur pakai perangkat penyimpanan. Jadi, tidak cepat menjadikannya sebagai limbah elektronik.

Coba bandingkan saja dengan membuang perangkat penyimpanan karena isinya terlalu penuh dan meskipun file dihapuskan tidak tersedia ruang memori. Hal ini sudah pasti akan menambah jumlah limbah elektronik yang mencemari lingkungan.

Sementara jika melakukan wipe, file dalam perangkat penyimpanan akan dihapuskan seluruhnya. Lantas, Anda bisa menggunakan lagi perangkatnya untuk menyimpan file baru. Bisa pula menjual perangkatnya dan membeli baru.

2.  Membantu Ketenangan Pikiran

Menggunakan layanan data wipingakan memberikan jaminan kehancuran data yang tidak bisa direcover atau diambil kembali. Jika datanya sudah hancur sepenuhnya, maka tidak akan ada risiko kebocoran informasi pada masa mendatang.

Jika sudah menggunakan layanan tersebut, perusahaan bisa mengambil keputusan tepat tanpa adanya kekhawatiran atau ketakutan kebocoran data yang menyebabkan penyalahgunaannya.

Bandingkan saja jika hanya menghapus file pada hard disk atau perangkat penyimpanan lain lantas menjual perangkatnya begitu saja. Bukankah ada risiko informasi di dalam perangkat tersebut akan direcover oleh orang lain lantas informasinya mungkin disalah gunakan?

Oleh karenanya, lebih baik sejak awal memusnahkan datanya secara menyeluruh. Jadi, tidak perlu lagi mengkhawatirkan risiko kebocoran maupun penyalahgunaan datanya oleh orang lain.

Lantas, seperti apa jenis file yang hanya perlu dihapus secara konvensional dan sebaiknya melalui proses wipe? Ini dia perbedaan jenis datanya.

1.  File Biasa

Jika Anda hendak menghapus file biasa seperti foto duplikat, kwitansi lama, folder sampah, makalah duplikat atau lainnya, cukup gunakan data deletion sebagai metode penghapusan konvensional.

Pada intinya, jika hanya berupa file biasa tanpa sifat rahasia atau tidak terlalu penting, cukup hapus saja dengan cara konvensional.

Jika hanya berupa foto kucing peliharaan, bukankah tidak akan terjadi masalah apabila sampai bocor ke orang lain? Terutama jika Anda juga sudah membagikannya ke sosial media.

Cara untuk melakukan penghapusan konvensional ini juga terbilang sederhana. Cukup tekan tombol hapus (DEL) pada keyboard sesudah memilih file. Atau klik kanan pada file lantas klik “Hapus”.

Nantinya file akan dipindahkan ke Recycle Bin atau Trash. Jadi, apabila suatu saat ingin memulihkan lagi datanya, masih bisa dilakukan. Akan tetapi, tentu membutuhkan recovery tool untuk melakukannya.

2.  File Bisnis

Jika ingin menghapus file bisnis, maka perlu melalui proses data wiping. Tujuan proses ini ialah mengikuti peraturan pemerintah dan melindungi informasi rahasia bisnis supaya tidak bocor ke orang lain.

Proses tersebut akan membantu profesional IT untuk memberi tugas pada karyawan dengan membersihkan file pada hard drive terlebih dahulu. Sehingga informasi rahasia perusahaan terjaga dari karyawan yang tidak berwenang.

Perusahaan juga dapat melakukan data wiping sebelum membuang perangkat penyimpanan guna memastikan datanya terlindungi sepenuhnya.

Perangkat penyimpanan perusahaan sendiri sangat mungkin berisi faktur, tagihan, laporan penjualan sampai strategi pemasaran. Jadi, seluruhnya harus dimusnahkan sebelum perangkat penyimpanannya dibuang.

Lantas, apakah individu yang tidak mempunyai file bisnis sudah pasti tidak memerlukan wipe? Jika seseorang hendak menjual hard drive eksternal, laptop maupun perangkat penyimpanan lain, maka perlu menghapus datanya secara menyeluruh.

Data wipe bisa dianggap sebagai kewajiban bagi perusahaan untuk menangani penghapusan file pada perangkat penyimpanan. Jadi, datanya benar-benar terhapuskan seluruhnya tanpa menyisakan celah untuk direcover.

Penghapusan ini akan melindungi privasi perusahaan maupun badan pemerintah. Khususnya ketika berkaitan dengan informasi pelanggan. Ini diperlukan oleh beragam industri seperti perbankan, otomotif, layanan kesehatan, manufaktur, asuransi dan lainnya.

Perusahaan dalam beragam industri tersebut sudah tentu mengumpulkan banyak informasi pelanggan bahkan sampai bertahun-tahun. Oleh karenanya, perlu melakukan wipe untuk menghancurkan informasi yang tersimpan pada perangkat lama secara aman.

Tidak berhenti sampai di situ, individu pemilik smartphone maupun laptop yang menyimpan informasi perbankan secara online juga perlu melakukan wipe. Karena bisa menjadi ancaman privasi yang menyebabkan kerugian finansial.

Apabila sudah menghancurkan informasi pada perangkat penyimpanan, siapa saja juga bisa menggunakan perangkatnya lagi atau menjualnya. Perusahaan bisa menjualnya lagi tanpa takut risiko kebocoran dan penyalahgunaan informasi rahasia perusahaan.

Individu juga dapat menjual perangkat penyimpanannya secara aman di pasar. Tidak perlu takut suatu saat informasi pribadi bocor atau disalahgunakan oleh orang lain.

Berbeda dengan deletion, wipe adalah metode penghapusan ramah lingkungan yang bisa menjaga kerahasiaan dan menghindari risiko penyalahgunaan data. Data wiping dapat dilakukan oleh individu maupun perusahaan.